۱-۳. تعیین استراتژی ها

« استراتژی عبارت است از چارچوبی که مجموعه حرکات و اقدامات اصلی را برای دستیابی به اهداف ترسیم کرده و چگونگی منابع را برای به دست آوردن موقعیت های مطلوب و خنثی کردن تهدیدها در حال و آینده بیان می دارد.»

استراتژی (راهبرد) راه های عمده و اصلی رسیدن به هدف هاست.

استراتژی عبارت از خطوط اصلی حرکات و اقداماتی است که نشان دهنده روش دستیابی به هدف هاست.

مثلا"، استراتژی مربوط به هدف ۱، یعنی« افزایش کارآیی درونی و بیرونی» دانشگاه، ممکن است به این صورت ها بیان شوند:

الف) توسعه ی معلومات تخصصی و مهارت های آموزشی

ب) توسعه ی امکانات آموزشی، وسایل کمک آموزشی و حداکثر استفاده از آن ها

ج) بازنگری در برنامه های درسی و شیوه های آموزشی با توجه نیازهای تخصصی

د) بهبود مدیریت و بازنگری در ساختار و تشکیلات آموزش عالی/ دانشگاه

برای مطالعه بیشتر می توان به دیگر مثالهای کتاب در صفحات ۱۱۲ و ۱۱۳ و جدول مربوط به آن ها مراجعه کرد.

۱-۴. تعیین سیاست های اجرایی

سیاست ها تعیین کننده چارچوب تصمیمات آموزش عالی یا دانشگاه هستند.

سیاست ها شرح کلی اقداماتی هستند که بر اساس آن ها تصمیمات مربوط به راه های رسیدن به استراتژی ها تعیین شده، در نتیجه دستیابی به هدف ها اتخاذ می گردند. « آنچه در این جا باید مورد تأکید قرار گیرد تناسب و سازگاری سیاست ها با استراتژی  و اهداف برنامه است.»

سیاست های آموزش عالی/ دانشگاه باید بر مبنای سیاست های کلی برنامه ی دولت و با توجه به هدف ها و استراتژی های بخش یا دانشگاه تعیین شود. مثلا" سیاست های متناظر با استراتژی الف هدف یک یاد شده در قسمت ۱-۳ یعنی توسعه ی معلومات تخصصی و مهارت های آموزشی اعضای هیئت علمی، ممکن است به این صورت ها بیان شوند:

الف) تسهیل امکان ادامه تحصیل اعضای هیئت علمی

ب) تسهیل مقررات استفاده از فرصت های مطالعاتی اعضای هیئت علمی

ج) ایجاد کارگاه های آموزشی و کلاس های آموزشی ضمن خدمت

د) تشکیل کنفرانس ها، سمینارها و همایش های تخصصی

ه ) « کاهش افت تحصیلی از طریق هدایت دانشجویان به رشته های متناسب با استعدادها و علاقه های شان».

برای مطالعه بیشتر می توان به دیگر مثالهای کتاب در صفحه ۱۱۵ مراجعه کرد.

۱-۵.  تعیین برنامه های اجرایی (عملیاتی)

پس از  تعیین و تدوین  هدف های کمی- کیفی، استراتژی ها و سیاست های اجرایی برنامه توسعه نظام آموزش عالی/ دانشگاه مرحله ی تعیین برنامه های اجرایی  (برنامه ریزی تاکتیکی) است. برنامه های اجرایی در واقع برای به اجرا در آوردن تصمیمات استراتژیک طرح می شوند. به عبارت دیگر برنامه ای اجرایی عبارت اند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می گردند. (رضائیان) . 

برنامه های اجرایی نظام آموزش عالی معمولاً به تفکیک زیر بخش ها ( دانشگاه ها، مراکز پژوهشی و دیگر زیربخش ها) ، و در زیر بخش ها مثلاً دانشگاه ها نیز به تفکیک دانشکده ها و واحدهای تابعه، تدوین می شود که هریک به تفکیک شامل مراحل زیر است:

۱- تعیین هدف های کمی مشخص و مشروح، تا مسئولان زیر بخش ها مثلاً دانشگاه ها نیز مسئولان دانشکده ها و واحدهای تابعه بتوانند وظایف واحدهای مختلف عملیاتی را بر اساس هدف های تفصیلی مشخص تعیین کنند.

۲- مشخص کردن خط مش ها و سیاست های اجرایی، یعنی مشخص کردن چارچوبی که در محدوده ی آن تصمیمات آتی که باید اتخاذ شود، معین می گردد.

۳- تعیین رویه ها، که در واقع شرح عملیات اجرایی و زمانبندی آن ها ست.

۴- تعیین روش ها، یعنی نحوه ی اجرای جدول زمانبندی رویه ها

۵- تعیین منابع انسانی مورد نیاز انسانی، فیزیکی، مالی، قوانین و مقررات و غیره

برای اینکه برنامه قابل اجرا باشد آن را به طرح ها و پروژه های عملی کاملاً مشخص، دقیق، قابل ارزیابی و مرتبط و وابسته تبدیل می کنند.

بعد از اینکه تصمیمات راهبردی(استراتژی ها) و سیاست های اجرایی(برنامه ها) مشخص شدند، برنامه ها به «عملیات میان مدت یا تاکتیکی موسوم به طرح (Program) تفکیک می شوند.»

پس منظور از طرح« مجموعه ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی است که مثلاً در ظرف یک تا ۵ سال اجرا شود و به نتایج برسد. به این ترتیب هر برنامه از یک یا چند طرح تشکیل شده است. مثلاً طرح ایجاد بیمارستان یا طرح توسعه ی دانشگاه های صنعتی .

در ادبیات برنامه ریزی و بودجه بندی کشور، هر طرح به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه می نامند تبدیل می شود.

منظور از پروژه« مجموعه ای از فعالیت هاست که برای دستیابی به هدفی خاص انجام می گیرند.»

به عبارت دیگر، پروژه « عبارت از مجموعه اقدامات و عملیات پیچیده و منحصر به فردی، متشکل از فعالیت های منطقی و مرتبط با یکدیگر است که زیر نظر یک مدیریت و سازمان اجرایی مشخص برای تأمین هدف یا هدف های مشخص در چارچوب برنامه زمانی و بودجه ی از پیش تعیین شده ای اجرا می شود. مانند پروژه ی احداث و تجهیز یک بیمارستان، پروژه ی بازسازی و اصلاح تشکیلات اداری .

تعریف عام از پروژه: پروژه مجموعه ای است از کارهای غیر تکراری و مرتبط به هم که هریک از آن ها مدت اجرا، زمان شروع و پایان معینی دارد. کارهای غیر تکراری را نیز به منظور زمان سنجی و با فرض یک بار اجرا شدن آن ها نیز می توان پروژه محسوب کرد.

برای اینکه یک طرح یا پروژه قابل اجرا باشد باید حداقل دارای ویژگی های زیر باشد:

الف) هدف ها و جزئیات آن به تفصیل و روشن بیان شود.

ب) ابزارهایی که باید به کار گرفته شوند، هم چنین معیارهای عملکرد مشخص شوند.

ج) واحدهای عملیاتی در صورت لزوم ایجاد شوند.

د) از ظرفیت های موجود به طور کلی بهره برداری شود.

ه) همه فعالیت های طرح و پروژه جزبه جز و به طور دقیق مشخص شود.

و) مشخص کردندقیق جدول زمانبندی فعالیت های مربوط به طرح/پروژه و هزینه.

۱-۶. برآورد هزینه ی طرح ها و فعالیت ها و مشخص کردن بودجه

در این مرحله تبدیل ورودی های فیزیکی و منابع انسانی به نیازهای مالی برای تامین بودجه لازم و ضروری است. همه فعالیت هاو وظایف مشخص شده از قبل که به استفاده از منابع مالی نیاز دارند، باید به طور دقیق هزینه سنجی شده و بودجه ی کافی برای آن ها در نظر گرفته شود.

مراحل بر آورد نیازهای مالی:

۱- فهرست بندی همه ی فعالیت هایی که باید انجام شوند.

۲- طبقه بندی همه ی فعالیت هایی که هزینه بر نیستند و فعالیت هایی که هزینه بر هستند.

۳- گروه بندی فعالیت هایی که هزینه بر هستند به سرفصل های هزینه های جاری و سرمایه ای

( هزینه جاری مثل: حقوق و دستمزدها، نگه داری ساختمان، هزینه مواد مصرفی و ...هزینه های جاری برای زمان محدود و کوتاه مدت است.)

( هزینه های سرمایه ای که مدت دار هستند مثل: ساختن بنای مدرسه، کلاس های اضافی، تجهیزات و ...)

۴- برآود میانگین هزینه برای هر واحد از فعالیت ها هم برای هزینه های جاری کوتاه مدت و هم برای فعالیت های سرمایه ای بلند مدت.

۵- تخمین هزینه های سرمایه ای به طور جداگانه

۶- تجمیع هزینه های همه ی فعالیت ها و مشخص کردن بودجه و اعتبارات مالی مورد نیاز برنامه.

بودجه ی موسسات و سازمان ها معمولاً به طور سالانه تهیه می شود یعنی هزینه ی فعالیت ها باید بر اساس نوع، حجم و میزان آن ها و بر مبنای طبقه بندی سالانه پیش بینی و برآورد می شود.

۱-۴. بازنگری و ارزیابی برنامه

بازنگری و ارزیابی برنامه« سنجش نتایج و هم سنجی آن ها باهدف های مصوب، تحلیل مسائل، شناسایی تنگناها و علل ان ها و پیشنهاد اقدامات اصلاحی است. و نتیجه نهایی این است که بازخوردی برای برنامه فراهم آید.

ارزیابی از برنامه معلوم می دارد که آیا فعالیت ها بر اساس شاخص های کمی و کیفی، همواره در جهت تحقق هدف ها بوده است یا نه؟

از طریق ارزیابی عملکرد می توان پاسخ هایی را برای پرسش های زیر فراهم آورد:

۱- اثربخشی، آیا هدف ها تحقق یافته اند؟

۲- اهمیت و معنا، برنامه چه دستاوردی داشته است؟

۳- کارآیی، آیا رسیدن به هدف ها در حد معقول است؟

۴- انطباق، آیا فعالیت ها مطابق با سیاست ها، مقررات و قوانین اداره می شوند.

عوامل بازدارنده که بر ارزیابی اثر می گذارند عبارت اند از:

۱- داده های ناقص و نادرست بودن آمارهای رسمی، نبود اطلاعات قابل اعتماد، پنهان سازی اطلاعات و تعریف نکردن آن ها.

۲- از طریق کمی کردن هدف ها به صورت مشخص می توان دستاوردها را سنجید و کارآیی را ارزیابی کرد. در صورتی کهامروزه کمی کردن هدف ها، برای سنجش داده ها و ستانده ها بسیار کمرنگ است.

۳- تشخیص هدف های توسعه، مهم ترین دستاورد مفهومی در ارزیابی فعالیت های مربوط به توسعه ملی و تشخیص هدف های توسعه است.

فنون بازنگری برنامه :

- نمودار گانت(نمودار میله ای)

- فن ارزیابی و بازنگری طرح/پروژه

- روش مسیر بحرانی

- تخصیص منابع و زمان بندی پروژه های چندگانه

- برنامه زمانبندی برای تخصیص منابع

- تحلیل هزینه- فایده

- تحقق عملیات

- برنامه ریزی خطی

- شبیه سازی نظام ها

الف) نمودار گانت یا نمودار میله ای:

نمایش مدت اجرای فعالیت ها ( از آغاز تا پایان) به صورت یک خط(میله) توسط هنری گانت طراحی شده است.

در این روش ابتدا برای واحد زمانی پروژه (ساعت، روز، هفته، ماه،...)یک واحد طولی مشخص تعیین می شود(مثلاً سانتی متر)

بعد طول مدت اجرای هر فعالیت را با توجه به مقیاس تعیین شده به شکل میله در مقابل نام فعالیت و به موازات محور زمان نمایش می دهند.

اشکالات عمده این نمودار:

ارتباط بین تاریخ های اجرای فعالیت های پروژه ترتیب تقدم و تاخر بین آن ها در این نمودار به خوبی مشهود نیست. بنابراین اگر بین یک یا چند فعالیت تاخیری رخ بدهد، آثار آن بر دیگر فعالیت ها و در نتیجه بر تاریخ تکمیل پروژه به راحتی قابل درک نیست.

ب) فن ارزیاب و بازنگری طرح(پرت): این فن برای وضعیت هایی که طول عمر فعالیت های یک پروژه نامعین و غیر قابل پیش بینی است سودمند است. برآوردهای زمانی نامعین برای تکمیل یک پروژه را می توان بر حسب واریانس آماری بیان کرد. بهره گیری از این فن برای پروژه هایی سودمند است که دارای فعالیت های به هم وابسته هستند و دوره ی اتمام فعالیت متفاوت است.

کاربرد سی پی ام در اجرای برنامه را می توان به صورت مراحل زیر خلاصه کرد:

در مرحله ی نخست تصویر شبکه ای فعالیت های گوناگون در برنامه ی پروژه را تهیه می کنند. زمان مورد نیاز هر فعالیت و برآورد هزینه ی آن ها مشخص می شود. در مرحله ی بعدی فعالیت هایی که به احتمال فراوان موجب تنگناهایی می شوند مشخص می شوند. ...

می توان چنین نتیجه گیری کرد که برای پروژه های فاقد فعالیت های احتمالی روش پرت مناسب تر است.

مهارت های یک مدیر در مدیریت طرح/پروژه :

۱- زمانبندی فعالیت ها و تخصیص منابع انسانی و مالی

۲- نظارت بر پیشرفت پروژه

۳- انجام اقدامات اصلاحی در صورت نیاز

منظور از ارزیابی فرایند جمع آوری و تحلیل اطلاعات برای سنجش و داوری اثربخشی، کارآیی برنامه، انطباق آن با سیاست ها و مقررات و قوانین و سرانجام سهم برنامه در توسعه و در یک کلام داوری درباره ی مطلوبیت برنامه است که به صورت تکوینی و پایانی انجام می گیرد. ارزیابی تکوینی یامرحله ای جزءلازم فرایند برنامه ریزی است که در زمان شکل گیری و تکوین برنامه انجام می شود. منظور از آن گردآوری اطلاعات و ارائه انواع شواهد و اطلاعات لازم به تصمیم گیرندگان برای اتخاذ تصمیم های معتبر و منطقی در هریک از مراحل تدوین برنامه است. از این ارزیابی برای تجدید نظر و اصلاح برنامه، یا تدوین برنامه ی جدید استفاده می شود.

 برای الگوهای ارزیابی آموزشی با نگرشی سیستمی(نظام گرا) می توان از الگوی «سیپ» (CIPP) یعنی الگویی که زمینه ی نظام، درون داد، فرایند و درون داد را ارزیابی می کند نام برد.

۲- تلفیق برنامه: پس از اینکه برنامه ی توسعه ی زیر نظام های نظام آموزش عالی /دانشگاه تهیه شد و همه ی این برنامه ها در کمیته تلفیق برنامه ی آموزش عالی/دانشگاه بر اساس خط مش های کلی برنامه ی توسعه کشور بررسی شد و به صورت یک برنامه ی منسجم در آمد، باید به سیاستگذاران و مسئولان نظام برای تصویب و صدور دستور اجرا ارائه شود.

۳- تصویب برنامه:

برنامه ها تا زمانی که به تصویب مقامات نرسیده باشند،به عنوان«پیش نویس» تلقی می شوند. برنامه زمانی نهایی می شود که مورد بحث قرارگرفته و در نهایت به تصویب مقامات عالی و تخصیص بودجه رسیده باشد.

مقامات تصویب کننده بیشتر به مطلوبیت طرح ها و امکان عملی و اجرایی بودن آن ها توجه دارند. از این رو فرایند چانه زنی بین کسانی که طرح ها را تهیه کرده اند و کسانی که بودجه و هزینه های اجرای آن را تصویب می کنند انجام می گیرد. عموماً مقامات هزینه های مورد نیاز بخشی از طرح ها را با توجه به نتایج مذاکرات حذف یا کم می کنند. در چنین مواردی لازم است طرح مورد تجدید نظر قرار گیرد تا با توجه به اطمینان از تامین منابع مالی از سوی مقامات تصویب کننده قسمت های مختلف آن اولویت بندی شود پس از اولویت بندی چنان که تناسب و ارتباط بین طرح پیشنهادی و میزان منابع موجود باشد، طرح نهایی می شود.

به منظور تصویب برنامه، بررسی جامعی از همه ی قسمت های و اجزای برنامه پیشنهادی به وسیله مقامات تصویب کننده ی بودجه انجام می گیرد.تا معلوم شود آیا برنامه از نظر فنی درست و از نظر عملی توجیه پذیر و از نظر اداری و اجرایی امکان پذیر لست یا نه؟ این بررسی معمولاً به عنوان ارزیابی برنامه ، با کمک گروهی از کارشناسا برنامه ریزی و بودجه در غالب بحث و تبادل نظر انجام می شود و در صورت پذیرش برنامه از طرف کارشناسان، پس از تصویب برای اجرا آماده می شود.

هرچه برنامه و طرح ها منطقی  و اجرایی و توجیه پذیر مهم باشند منابع بیشتری برای آن در نظر گرفته می شود.

۴- نحوه اجرای برنامه

برای اجرای یک برنامه باید به مراحل زیر اقدام کرد:

۱- تعیین و تصریح تفضیلی هدف های برنامه :

هدف های برنامه باید به روشنی و به طور مشروح بیان شود. سپس هدف های مربوط به هر بخش یا دپارتمان مشخص گرددتا وظایف مختلف عملیاتی آن بخش ها تعیین شود. این هدفها باید قابل اندازه گیری و برحسب منابع فیزیکی و مالی مشخص و روشن باشند.

۲- مشخص کردن ابزارهای اجرای یک برنامه:

در این مرحله باید ابزارهای سیاستی مشخص گردد. این ابزارهایک قسمت مربوط به مسائل مالی و بودجه و قسمت دیگر مربوط به نظارت های اداری است. همچنین در این مرحله نیاز به مواد، تجهیزات و منابع انسانی مشخص می گرددو منابع تامین هزینه ها،مواد و تجهیزات هم روشن شود.

۳- بهره برداری کامل از ظرفیت های موجود:

هدفهای کوتاه مدت را می توان با بهره برداری کامل از ظرفیت ها (مالی، انسانی و ...) تحقق بخشید. اما هدف های میان مدت ممکن است به تسهیلات و منابع بیشتری نیاز داشته باشند. در این صورتنهاده های لازم باید به انداره ی کافی تامین گردد. در این کار می توان از جابه جا کردن منابع بعضی بخش ها که به طور کامل از منابع بهره برداری نکرده اند، استفاده کرد.

۴- مشخص کردن کامل فعالیت های طرح و پروژه ها :

در این مرحله فهرستی کامل از فعالیت های مربوط به طرح ها و پروژه ها تهیه می شود. و همچنین باید ارتباط درونی بین این فعالیت ها معین و مدت زمان آغاز و پایان فعالیت ها (تنظیم و یا جدول زمان بندی) به طور دقیق تعیین گردد. در این مورد از سیستم های کنترل پروژه از قبیل «پرت»، «سی پی ام » و ... می توان و باید استفاده کرد.

برنامه و برنامه ریزی توسعه:

برنامه حاصل فرایند برنامه ریزی یعنی برون داد نظام برنامه ریزی است و سندی رسمی و سیاسی است که متضمن:

۱- زمینه های پیش بینی و تدوین هدف ها، استراتژی های توسعه آموزش عالی/ دانشگاه

۲- تشریح سیاست ها ی مرتبط با هدف ها و استراتژ ی های توسعه

۳- اجرای سیاست برنامه، یعنی فعالیت ها و اقدامات کمی و کیفی است که باید برای رسیدن به هدف های توسعه مطابق طرح زمانبندی فعالیت ها در طول یک دوره ی معین در آینده انجام گیرند. برنامه توسعه در واقع تعهداتی است به یک سلسله عملیاتی که برای تحقق هدف های توسعه باید انجام گیرند.

ویژگی های اصلی برنامه ریز ی توسعه را می توان در سه مورد زیر خلاصه کرد:

۱- برنامه ریزی مستلزم آینده نگری است. به این سان که مراکز و نهادهای برنامه ریزی علاوه بر کسب اطلاعات از عملکرد گذشته و وضع موجود، باید به ابزارهای پیش بینی نیز مجهز شوند تا بتوانند نیازها ، امکانات و فرصت ها را با توجه به شرایط و تحولات آینده ی اقتصادی ، اجتماعی، دانش و فناوری و غیره برآورد نمایند و از آن ها برای اتخاذ تصمیمات اساسی استفاده کنند.

۲- برنامه ریزی مستلزم تدوین هدف های کمی و کیفی به عنوان مقصدی مشخص و روشن است.  هدفهایی که بیانگر کمال مطلوب توسعه در افق زمانی مورد نظر است؛ که بر اساس آن ها تجهیزات و وسایل برآورد می شود، منابع انسانی و مادی و مالی مورد نیاز تعیین می گردد. و جهت گیری فعالیت ها و نوع سازمان و تشکیلات مشخص می شود.

۳- برنامه ریزی مستلزم هماهنگی بین ابزارهای مورد استفاده ی سیاست توسعه است؛ به این ترتیب که دانشگاه ها ، سازمان ها و نهادهای آموزشی و پژوهشی بخش آموزش عالی ، به جای کار پراکنده، اتفاقی یا موازی یکدیگر و اجتناب از ناسازگاری بین هدفها و ابزارهای مورد استفاده در عمل بتوانند کارهای مشخص ، منسجم و هدف دار را به طور هماهنگ انجام دهند.

برنامه ریزی به طور اعم عبارت است از: « فرایند اتخاذ مجموعه ای تصمیمات برای انجام دادن اقداماتی در آینده».

پس برنامه ریزی توسعه ی آموزش عالی/دانشگاه عبارت است از : « تعیین هدف های کیفی و کمی، اتخاذ تصمیمات درباره ی استراتژی ها، سیاست های اجرایی، تعیین عملیات اجرایی، وظایف گوناگون و بهره برداری منطقی از همه ی منابع و نهادهای موجود  برای رسیدن به هدف ها .

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: